이번 호에서는 지난 호에 이어 ‘세무사iman’의 고급기능과 부가기능, SMS와 idisk의 활용에 대해 알아보기로 한다.

 

(1)고급기능을 익혀보자

가. 파일전송

세무사iman의 가장 강력한 기능 중의 하나가 다른 메신저에서는 찾아보기 힘든 폴더채 전송하는 기능이다. 상대편에게 보내야할 파일이 이곳저곳에 흩어져 있을 경우 임의의 폴더를 생성해 한곳에 모은 뒤 폴더를 통째로 전송할 수 있어 상대방의 저장공간이 허락되는 한 대용량의 파일전송이 가능하다.

 

또한 환경설정을 통해 다운로드 폴더 내에 사람별 또는 날자별로 세부폴더를 형성할 수 있어 전송받은 파일관리가 훨씬 수월해 졌다. 불특정 다수에게 파일수신이 많은 경우는 날짜별로 특정인에게 파일수신이 많은 경우는 사람별로 폴더를 관리하는 것이 유용하다.

 

나. 파일공유

특정한 프로젝트를 수행할 때 업무상 같은 문서를 공유해야 할 필요성이 대두되기 마련이다. 그러나 세무사iman의 파일공유 기능을 활용한다면 쉽게 이러한 문제를 해결할 수 있게 된다.

 

우선은 환경설정 항목에서 파일공유를 선택한 후 공유할 임의의 폴더를 선택 또는 생성하여 공유폴더를 생성한 후 공유할 자료를 그 장소에 보관만 하면 된다.

 

이때 비밀번호와 권한설정을 통해 중요한 자료의 외부유출 및 상대방이 임의대로 파일을 수정할 수 없도록 조치할 수 있으며 최대접속자 수를 제한할 수 있어 네트워크의 병목현상도 해소할 수 있게 했다.

 

다. 컴퓨터 보기/쓰기

고급사용자라면 가장 마음에 들어 하는 기능 중 하나가 바로 컴퓨터 보기/쓰기 기능이다. 일종의 원격제어 프로그램으로 값비싼 소프트웨어를 구입하지 않아도 간단한 환경설정만으로도 원격지에서의 컴퓨터 제어가 가능하다.

 

우선은 환경설정에서 ‘컴퓨터 보기/쓰기’를 선택한 후 보이는 화면에서 사용자를 추가하게 되면 추가된 사용자는 인터넷이 가능한 곳이면 어느 곳에서건 상대의 컴퓨터를 제어할 수 있다.

 

이 기능을 활용한다면 멀리 출장을 가서도 본인의 컴퓨터에 접속해 필요한 작업을 수행할 수 있으며 직접 가지 않고도 문제가 생긴 상대방의 컴퓨터에 접속해 원격으로 문제를 해결할 수도 있다.

 

이 기능 또한 권한설정을 통해 보기/쓰기의 권한을 부여할 수 있으며 권한설정이 없는 사람은 상대방의 허가를 얻어야만 이 기능을 사용할 수 있게 된다.

 

(2)숨어있는 기능도 찾자!

이밖에도 세무사iman에는 다양한 기능들이 숨겨져 있다. 우선 환경설정 목록에서 ‘스킨 - 배경화면’을 통해 친구목록이 보여지는 메인창의 배경이미지를 쉽게 바꿀 수 있다.

 

또한 대화창의 배경화면 또한 그림에서처럼 ‘배경그림’을 통해 손쉽게 자신이 원하는 이미지의 변경이 가능하다.

 

소중한 가족이나 사랑하는 연인의 사진을 배경으로 바꾼다면 세무사iman이 훨씬 친근하게 느껴지게 될 것이다.

 

(3)업무능률을 올려보자

업무능률 향상을 위한 몇 가지 기능 중 일정예약 기능은 항상 책상 한편을 차지하던 두툼한 다이어리를 대신할 수도 있으며, 때에 따라서는 비서역할도 가능할만큼 강력한 기능을 갖고 있다.

 

메인메뉴에서 가장 우측에 있는 ‘서비스’항목을 선택하면 사용할 수 있는데 강력한 기능과는 달리 사용이 무척이나 간편하다.

 

세무사iman의 메인창 좌측 중간쯤 위치한 주소록 기능은 아웃룩과 연동하여 주소를 공유할 수도 있으며 다양한 활용을 위해 엑셀로도 저장이 가능하도록 만들어져 있다.

강력한 고객 마케팅 관리의 수단인 SMS의 효율적인 활용을 위해서도 이 주소록은 항상 최신정보로 채워져야만 한다.

 

현대를 살아가면서 가장 중요한 것은 바로 정보이기 때문이다. 업무능률 향상 기능 중 세무사에게 가장 필요한 것이 바로 지금 소개하는 SMS기능이다.

 

그동안 조그만 핸드폰 패드를 이용해 보냈던 답답한 문자송신의 방법이 세무사iman에 탑재해 있는 이 기능으로 인해 강력한 마케팅 수단으로 자리매김할 가능성 높아졌다.

 

화면에서 보이는 것처럼 다양한 이모티콘을 활용해 정성이 담긴 사연을 보낼 수 있고 주소록에 있는 고객의 정보를 한꺼번에 불러와 동보전송을 할 수도 있음으로 무엇보다 가장 신속하고 저렴하며 쉬운 고객관리 수단으로 활용할 수 있다.

 

주기적으로 고객연락처를 불러와 근황이나 안부를 전해보자. 아마도 가장 오래도록 거래처리스트에 남아 있는 고객이 될 것이 분명하다.

 

(4)회계자료를 자동으로 저장한다?

바이러스로부터 내 컴퓨터는 항상 안전한가! 설마 내 컴퓨터가 해킹 당하려고! 비싼 컴퓨터니깐 자료보관은 걱정없겠지!

 

그러나 모든 경우에 있어서 예외는 없는 법이다. 세무사사무소에서 가장 중요한 것은 바로 거래처의 회계자료이다.

 

설마하면서 관리를 게을리 하다가는 정작 예외가 비켜가는 순간, 큰 낭패를 보게 된다.

 

세무사iman에서 제공하는 idisk는 가상공간에 자신만의 고유한 하드디스크를 하나 마련해 두는 것으로 이런 예외가 가능하게 해주는 가장 효율적이고 안전한 자료저장 방식이다.

 

특히 거래처 회계자료가 담겨져 있는 본인 컴퓨터의 폴더를 통째로 정해진 날짜, 정해진 시간에 자동으로 백업저장해 주는 기능이야 말로 idisk의 백미라고 할 수 있다.

 

여기서는 가장 중요한 자동저장 방법에 대해 알아보기로 하자.

 

우선은 그림에서 보이는 메인창 좌측에서 세 번째에 보이는 iDisk아이콘을 클릭해 idisk탐색기를 실행시킨다.

 

그리고는 아래 그림에서 보이는 것처럼 좌측에 보이는 ‘자동백업’을 실행시키면 백업의 방식을 묻는 창이 뜨는데 이곳에서 ‘항상 마법사 모드로 시작’에 체크를 한 후, 다음 창에서는 ‘파일 및 폴더백업’을 선택, 다음 창에서는 ‘선택한 파일, 드라이브, 또는 네트워크 드라이브 백업’을 선택한다.

 

다음으로 넘어가면 탐색기가 실행되며 본인의 컴퓨터 내의 파일 및 폴더들을 보여준다. 여기서 저장할 파일이나 폴더를 선택한 뒤 자신이 원하는 프로젝트명을 입력하면 모든 작업이 완료된다.

 

일단 idisk내에 파일(폴더)이 저장되면 이제 예약일정을 설정해 자동저장기능을 활용할 수 있다.

 

다시 처음처럼 ‘자동백업’을 실행시킨 후 ‘고급모드’를 선택해서 뜨는 화면에서 ‘예약일정’을 선택하면 자신이 원하는 날짜, 원하는 시간에 해당 파일(폴더)이 자동으로 저장된다. 물론 이 때에는 자동저장할 자료가 있는 컴퓨터는 반드시 인터넷에 연결되어 있어야만 한다.

 

(5)그 밖의 기능들

세무사iman의 부가기능들로는 북마크(즐겨찾기)기능, 그림판 기능, 메신저를 공유하고 있는 사람들과의 대화방(채팅)기능들과 메인창에서 보이는 ‘정보’란에 보여지는 ‘아이맨친구’에는 컴퓨터나 인터넷을 이용하면서 꼭 필요한 필수사항들이 들어있다.

 

현재는 국어사전, 영어사전, 우편번호, 운세정보, 이벤트 및 주가조회 등을 메신저 하나로 해결할 수 있다.

 

이밖에도 헤드셋만 있으면 상대방과의 음성대화가 가능하며 대화내용을 컴퓨터에 저장할 수도 있고, PC카메라를 설치하면 대화상대와 화상채팅도 가능하다.

 

제 391호 (2004.06.16)